Vragen naar de onbekende weg
Een goede oplossing begint met het stellen van vragen. Waarom wilt u een verandering? Wat moet er precies beter, wat moet er bereikt worden? Wat zijn de voordelen voor de organisatie, voor de klanten, voor de medewerkers?
Opvallend bij projecten die in de loop van de tijd niet zo goed meer lopen, is dat het zicht op deze vragen (en vooral de antwoorden) is verdwenen. Dan ontstaan hebbedingetjes die erg leuk zijn om te maken, maar toch niet zo bijdragen aan het resultaat.
U moet er natuurlijk wel tegen kunnen, dat men vragen stelt. Het idee wordt er niet minder om, sterker nog: door de vragen en de antwoorden wordt een idee beter. Vaak wel anders. Dus de openheid om met elkaar in gesprek te gaan is een belangrijke voorwaarde.
Om waarde toe te voegen en sprints te starten die wel aan het resultaat bijdragen is het belangrijk dat de eisen en wensen niet alleen daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden maar ook gecontroleerd kunnen worden. Scrum is geen systeemontwikkelingsmethode. Het geeft alleen aan, dat in een vaste regelmaat werkende software wordt opgeleverd. En werkend is nou eenmaal niet hetzelfde als aan de eisen en de bedoeling voldoend. Dat weten opdrachtgevers bij wie aan het eind van het geld nog een stukje project over is, maar al te goed.
Het beheersen van het bedrijfsdomein is de kerncompetentie van de vakspecialisten. Zij weten bijvoorbeeld hoe risico’s van beleggingen worden berekend, welke verhouding van anesthesie-middelen nodig zijn per type operatie en type mens, hoe een bruto-netto berekening werkt of hoe de verkoop van producten wordt geoptimaliseerd.
Tegenwoordig kan veel van de domeinkennis worden ondergebracht door het verzamelen van gegevens, het analyseren van die gegevens en het toepassen van zelflerende technieken (Data Warehousing, Datamining en Artificial Intelligence). Wanneer we datzelfde doen met processen noemen we het Process Mining en Proces Redesign). Maar ook dan is de vakspecialist nodig om te bekijken of het zinnige verbanden zijn en of er geen onethische of eenzijdige vragen worden gesteld.
De kunst van het vragen stellen wordt onderschat. Het is een kunst die enerzijds gevoed wordt vanuit de filosofie (Plato liet al zien in de Menoon dat je zeer gericht vragen kunst stellen en noemde dat “verloskunde”), en vergt oprechte interesse in wat de ander wil bereiken. De vakspecialist bepaalt, maar goede vragen over grenzen, wat als, wanneer niet, uitzonderingen zijn in principe vragen die afleidbaar zijn uit een informatievraagstuk.
Dit vergt ook dat de vakspecialist en de opdrachtgever de eigen ideeën onder kritiek durven te stellen en actief naar antwoorden meezoeken. Het idee is dat de these (wat ik wil), door de vragen, de antithese (en wat als…) leidt tot een goede synthese die een betere en versterkte versie oplevert van het eerste idee.
De werkvormen om dit te doen zijn legio. De vastlegging kan in modellen, proof-of-concepts, speciale tools voor deze eisen of in tekst. De methodische werkwijze van dit domein hoort tot de BABOK: de Business Analysis Body of Knowledge.
Voor een grotere verandering hanteren we de Qube, om te controleren of op de relevante vragen een antwoord is gegeven. We kijken daarbij ook naar de wensen om het werk te verdelen tussen de ICT afdeling en andere afdelingen en eventuele derde partijen en de meest geëigende methode voor uw vraagstuk.