Groter denken, kleiner doen
Veel nieuwe ontwikkelingen in ICT worden op dit moment Agile of Scrum aangepakt. Dat is meestal goed. Het is belangrijk om goed vooraf te uit te zoeken wat er gedaan moet worden om geen dubbele dingen te doen in plaats van vele aanpassingen te doen, tot het goed is. Sommige zaken krijg je ook niet echt goed als je het niet vooraf ingeregeld hebt.
Het is net als met de muziek: een idee en de componist gaat aan de gang, soms met een specifiek orkest of solist in zijn hoofd, en na een goed beeld te hebben van het muziekstuk (de partituur) repeteren alle instrumentgroepen apart, onder leiding van hun aanvoerder. Als de dirigent dan met het orkest gaat studeren is de basis op orde en kunnen de verfijningen en de specifieke uitvoering worden ingestudeerd voor de definitieve uitvoering. Zelfs Jazz kent een eerste beeld en afspraken, ook al wordt er meer geïmproviseerd.
Bij ICT is dat niet anders: eerst wordt het idee omgezet in de architectuur (het componeren en orchestreren). Om er muziek van te maken, wordt er gerepeteerd, individueel en in de instrumentgroepen en vervolgens wordt bij de generale repetitie gekeken of alles klopt (testen) en volgt de daadwerkelijke première of uitvoering(de in-productie-name).
Het komt veel voor dat deze voorbereiding wordt overgeslagen dan wel in de scrum-teams wordt opgepakt. Dat zou kunnen kan als er geen enkele relatie is met andere systemen of organisaties. In deze genetwerkte samenleving is dat zeer zeldzaam.
Er moet vaak iets meer gedocumenteerd worden, dan men verwacht. “A working system over documentation”, uit het Agile manifesto, wil niet zeggen “géén documentatie”: de gegevensuitwisselingen met andere systemen moeten precies beschreven zijn, wie er toegang heeft, zeker als er persoonsgegevens bij zijn betrokken, bijvoorbeeld. En het is ook belangrijk om de eisen die de stakeholders hebben, zo duidelijk te hebben, dat vastgesteld kan worden of de uitwerking in de goede richting beweegt. Wat in de voorbereiding moet plaats vinden, hangt af van de methode van werken die gekozen wordt. alles tot op de noot precies als precies of juist alles achteraf stap voor stap aanpassen.
De titel van dit hoofdstukje is ontleend aan het boekje “Groter denken, kleiner doen” van Herman Tjeenk Willink is in meerdere opzichten een belangrijk boekje. Het gaat over de rol en taken van de overheid in de huidige samenleving. ICT en de Publieke sector lijken niet altijd een gelukkige combinatie (maar in de industrie blijkt de situatie niet anders, al wordt dat niet zo transparant gemaakt). Toch kan de overheid niet meer zonder ICT haar taken uitvoeren.
Een belangrijk principe in ons vak is dat we van besproken idee tot volledige implementatie van dat idee niet meer tijd willen laten verlopen dan ca. 9 maanden. Dat heeft een aantal redenen, waarvan de belangrijkste is dat het gaan denken over veranderingen, nieuwe gedachten oproept die voor die tijd niet genoemd werden. Het grotere denken, de samenhangen aanbrengen tussen de 9-maands”projecten”, is nodig om het kleinere zo te doen, dat het gelijk goed is.
Zorgen dat de tijd van overleg met de stakeholders tot en met de invoering inderdaad maximaal 9 maanden is, stelt eisen aan doorlooptijden, diepgang, teamgroottes, professionals, al dan niet uitbesteden, keuzes voor werkwijzen en het betrekken van specialisten. Voor elke situatie vergt dat een andere oplossing, Per organisatie en oplossing is het verschillend , per project kan het anders moeten worden opgelost. Nee, dat is niet makkelijk. Maar wel de moeite waard.
Graag kijken we met u waar uw project staat: wat is nog noodzakelijk om voor te bereiden en welke keuzes moeten nog gemaakt worden? Daarvoor gebruiken we het Qube-model.